Como fazer gestão de equipe externa?

Há muitas empresas que hoje trabalham com visitas em campo, especialmente com as demandas dos clientes cada vez maiores. Ter funcionários externos, no entanto, exige um cuidado grande, pois o gestor precisa ter total controle do que esses profissionais estão fazendo fora da empresa.

O acompanhamento visa melhorar a produtividade e processos, para que todos sejam beneficiados.

Mas como acompanhar os horários e itinerários de seus colaboradores? Há algumas formas, incluindo aplicativos de monitoramento.

Vamos mostrar algumas opções nesse artigo.

Importância do controle

Antes de mais nada, precisamos entender qual a importância de se ter controle sobre o que os colaboradores de campo fazem em suas rotinas.

Esse tipo de serviço pode eventualmente trazer contratempos, como atrasos, falta de precisão na localização, dificuldade de comunicação, etc. E é por isso que o acompanhamento precisa ser parte dos processos dos gestores.

Vejam alguns benefícios de controlar as visitas externas:

• Organização da equipe;
• Aumento da produtividade;
• Redução de tempo ocioso;
• Otimização de recursos, em especial tempo e mão-de-obra;
• Acompanhamento e checagem das atividades;
• Monitoria do desenvolvimento dos colaboradores.

Esses são apenas alguns dos diversos benefícios, que também incluem melhora da receita, uma vez que otimizando o trabalho e usando melhor os recursos, é possível crescer a produtividade.

Existem os pontos negativos de não ter controle. Veja o que a falta dessa monitoria pode ocasionar à sua empresa:

• Desempenho baixo da equipe;
• Retrabalho em processos;
• Atrasos nas entregas;
• Não alcance de metas;
• Perda de clientes.

Fica claro, analisando todos esses pontos, da importância de usar métodos para monitoramento. É possível, inclusive, medir o comprometimento de cada colaborador, alinhando o time em uma mesma linha, ninguém quer que cada colaborador atenda o cliente ou execute uma tarefa de forma diferente.

Os colaboradores, por sua vez, também sentem-se mais seguros sabendo que o gestor está em constante contato e apoio.

Para que seu monitoramento seja efetivo, é necessário lançar mão da tecnologia, que sempre deverá acompanhar o desenvolvimento da sua empresa.

Por isso, trouxemos algumas funcionalidades do Online OS para te ajudar nesse processo.

Agenda digital

A boa e velha agenda ganha sua versão digital. Através desse tipo de aplicativo, você pode agendar visitas, adicionar os colaboradores responsáveis e compartilhar as tarefas com equipe de campo.

Ela pode ser usada compartilhada com todos ou apenas com quem precisa ter acesso, e com isso, o gestor tem controle sobre todas as atividades de cada colaborador. É possível ver quais clientes serão visitados, se há reuniões agendadas e até alterar compromissos.

Há ferramentas bem populares como o Google Calendar e o Outlook, que possui agenda digital. Há também alguns Sistemas que possuem agenda integrada, como o do Online OS.

Aplicativos para prestador de serviço

Quem presta serviços pode e deve ter um aplicativo que comporte um sistema de monitoramento e gestão. Através dele, é possível controlar as ordens de serviço de forma digital, visualizar as atividades da equipe em tempo real, pois o gestor tem o controle e o colaborador o instala em um smartphone, acessar o mapa geográfico do colaborador, planejar rotas, obter relatórios diversos para o seu negócio, inserir fotos, assinaturas, formulários e acessar o histórico de ordens de serviço.

Hoje, um Sistema de Ordens de Serviço que oferece tudo isso e muito mais é o Online OS. Você pode testar grátis clicando aqui.

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