O Online OS é um sistema completo de gestão e ordens de serviço para empresas que buscam melhorar o relacionamento com seus clientes e otimizar sua performance operacional, facilitando o atendimento e gerando melhores resultados.
Ajudamos empresas a se conectarem com seus clientes e colaboradores de maneira eficaz e prática. Não importa o tamanho do objetivo: o Online OS é a solução perfeita.
Há muitas empresas que hoje trabalham com visitas em campo, especialmente com as demandas dos clientes cada vez maiores. Ter funcionários externos, no entanto, exige um cuidado grande, pois o gestor precisa ter total controle do que esses profissionais estão fazendo fora da empresa.
O acompanhamento visa melhorar a produtividade e processos, para que todos sejam beneficiados.
Mas como acompanhar os horários e itinerários de seus colaboradores? Há algumas formas, incluindo aplicativos de monitoramento.
Vamos mostrar algumas opções nesse artigo.
Importância do controle
Antes de mais nada, precisamos entender qual a importância de se ter controle sobre o que os colaboradores de campo fazem em suas rotinas.
Esse tipo de serviço pode eventualmente trazer contratempos, como atrasos, falta de precisão na localização, dificuldade de comunicação, etc. E é por isso que o acompanhamento precisa ser parte dos processos dos gestores.
Vejam alguns benefícios de controlar as visitas externas:
Organização da equipe;
Aumento da produtividade;
Redução de tempo ocioso;
Otimização de recursos, em especial tempo e mão-de-obra;
Acompanhamento e checagem das atividades;
Monitoria do desenvolvimento dos colaboradores.
Esses são apenas alguns dos diversos benefícios, que também incluem melhora da receita, uma vez que otimizando o trabalho e usando melhor os recursos, é possível crescer a produtividade.
Existem os pontos negativos de não ter controle. Veja o que a falta dessa monitoria pode ocasionar à sua empresa:
Desempenho baixo da equipe;
Retrabalho em processos;
Atrasos nas entregas;
Não alcance de metas;
Perda de clientes.
Fica claro, analisando todos esses pontos, da importância de usar métodos para monitoramento. É possível, inclusive, medir o comprometimento de cada colaborador, alinhando o time em uma mesma linha, ninguém quer que cada colaborador atenda o cliente ou execute uma tarefa de forma diferente.
Os colaboradores, por sua vez, também sentem-se mais seguros sabendo que o gestor está em constante contato e apoio.
Para que seu monitoramento seja efetivo, é necessário lançar mão da tecnologia, que sempre deverá acompanhar o desenvolvimento da sua empresa.
Por isso, trouxemos algumas funcionalidades do Online OS para te ajudar nesse processo.
Agenda digital
A boa e velha agenda ganha sua versão digital. Através desse tipo de aplicativo, você pode agendar visitas, adicionar os colaboradores responsáveis e compartilhar as tarefas com equipe de campo.
Ela pode ser usada compartilhada com todos ou apenas com quem precisa ter acesso, e com isso, o gestor tem controle sobre todas as atividades de cada colaborador. É possível ver quais clientes serão visitados, se há reuniões agendadas e até alterar compromissos.
Há ferramentas bem populares como o Google Calendar e o Outlook, que possui agenda digital. Há também alguns Sistemas que possuem agenda integrada, como o do Online OS.
Aplicativos para prestador de serviço
Quem presta serviços pode e deve ter um aplicativo que comporte um sistema de monitoramento e gestão. Através dele, é possível controlar as ordens de serviço de forma digital, visualizar as atividades da equipe em tempo real, pois o gestor tem o controle e o colaborador o instala em um smartphone, acessar o mapa geográfico do colaborador, planejar rotas, obter relatórios diversos para o seu negócio, inserir fotos, assinaturas, formulários e acessar o histórico de ordens de serviço.
A Ordem de Serviço é um documento que ajuda na organização e gestão das empresas. Ela possibilita controle dos serviços a serem prestados, pois traz com exatidão todas as informações e minimiza a margem de erros, garantindo gestão completa e planos de ação para melhoria contínua, além de excelência no atendimento ao cliente.
Se você está em dúvida sobre como fazer uma Ordem de Serviço, aqui deixaremos todas as informações para te ajudar!
A Ordem de Serviço é um documento que qualquer empresa que trabalhe com prestação de serviços e mesmo para aquelas que desejam implantar maior controle de solicitações internas.
Esse documento é emitido sempre que um serviço precisa ser executado, e ela deve conter tudo o que o colaborador que vai executar precisa saber para dar andamento ao processo.
Quando o cliente (seja ele interno ou externo) solicita um serviço, é nesse momento que a empresa emite a Ordem de Serviço, que serve também como instrumento de segurança do trabalho, à medida que assegura exatamente ao colaborador o que e como ele deve desempenhar o serviço, seus riscos e precauções.
Vantagens de usar Ordens de Serviço
Que a OS é um documento importante, isso já falamos. Mas você sabe quais vantagens sua empresa pode tirar de seu uso? Veja alguns benefícios:
Registro para acompanhamento de serviços, contendo todas as informações relevantes.
Contém dados importantes para análises em diversos campos da empresa.
Melhora o fluxo de atendimento ao cliente e garante que o serviço trará satisfação.
Ajuda a controlar o estoque, desde que contenha materiais para uso.
Ajuda no controle financeiro pois descreve valores a serem recebidos.
Melhora a gestão e ajuda na produtividade, garantindo melhores resultados.
Melhor eficiência na comunicação interna.
Garante excelente atendimento ao cliente.
Informações essenciais que sua Ordem de Serviço precisa conter
Para que o objetivo do uso da Ordem de Serviço seja cumprido, há informações importantes que precisam constar do documento. São eles:
Dados completos do cliente
Dados do colaborador que abriu a Ordem de Serviço
Assinatura do colaborador e do cliente
Descrição detalhadas das atividades a serem prestadas
Data da abertura da OS e da execução do serviço
Observações
Material para uso na execução e seus valores
Valor total do serviço
Outras informações importantes que seu documento deve conter diz respeito a segurança do trabalho. Sua OS precisa descrever riscos da prestação daquele serviço e o que fazer (plano) caso algo não saia como planejado. Isso garante segurança à empresa e ao colaborador, pois trata-se de documento legal.
Passo a Passo para criar uma ordem de serviço online
A melhor forma de organizar e emitir suas Ordens de Serviço é usando um Sistema de Gestão de Ordens de Serviço, como o Online OS, que além de ajudar na gestão de suas OS ‘s, ainda possui módulos complementares para a gestão da empresa de modo macro.
Neste artigo vamos acompanhar o passo a passo de uma abertura de OS no Online OS, e você pode experimentar hoje mesmo clicando aqui.
1 – Vá até o menu ao lado esquerdo e clique no botão azul em destaque + OS Rápida:
2 – Após carregar a página, clique em + Novo Cliente para começar inserir as informações ou clique no campo e selecione um cliente já cadastrado:
3 – Preencha o máximo de informações, nas abas Perfil, Adicionais, Endereço e posteriormente role para baixo e clique no botão salvar:
4 – Em seguida no campo Equipamento do Cliente clique em + Cadastrar Novo para inserir as informações ou clique no campo e selecione um equipamento já cadastrado:
5 – Preencha o máximo de informações, nas abas Geral, Adicionais e posteriormente clique no botão salvar:
6 – Em seguida no campo Colaborador clique em + Novo Colaborador para inserir as informações ou clique no campo e selecione um colaborador já cadastrado:
7 – Preencha o máximo de informações, nas abas Perfil, Adicionais, Endereço e posteriormente role para baixo e clique no botão salvar:
8 – Descreva as informações relatadas pelo cliente:
9 – Caso saiba o serviço que será realizado, insira todas as informações, caso contrário poderá realizar a atualização da Ordem de Serviço em outro momento:
10 – Após ter inserido as informações necessária, basta clicar no botão salvar e sua ordem de serviço esta criada:
O Online OS é um sistema intuitivo e fácil de usar, conectado e que traz diversas ferramentas para que a sua empresa cresça de maneira eficaz.
Conquiste seus clientes e melhore a sua gestão com o Online OS. Experimente grátis hoje. Clique aqui para começar sua experiência.
Qualquer operação que sua empresa vá fazer, é imprescindível que documentos sejam emitidos. Eles são a garantia de que a operação foi planejada e terá um curso a seguir, com informações necessárias para que tudo esteja de acordo. Esses documentos são importantes para manter a organização da empresa, em especial quando há várias ações acontecendo ao mesmo tempo.
E é aí que entra a importância e ajuda da Ordem de Serviço!
Saber gerenciar suas ordens de serviço, e ter a ajuda de um sistema como o Online OS é fundamental para acompanhamento correto das suas operações.
Uma Ordem de Serviço serve para descrever em detalhes todos os passos da ação ou serviço a ser executado, em ambiente interno ou externo.
Mas afinal, o que é uma Ordem de Serviço?
Basicamente a Ordem de Serviço é uma ferramenta para controle dos serviços a serem realizados, contendo todas as informações inerentes àquele serviço e essenciais para seu sucesso, com agendamento prévio.
Ela é um documento formal, desenvolvido impresso ou de forma digital, usando um Sistema de Ordens de Serviço como o Online OS. O objetivo central é descrever um trabalho já aprovado para execução.
A Ordem de Serviço é essencial no momento de descrever exatamente o que será feito em uma solicitação de serviço, seja ela para um cliente ou mesmo interna na organização.
Ela pode ser usada de diferentes formas:
Comunicação interna
Controle de Estoque
Gestão para não conformidades
Gestão financeira, etc.
Como fazer uma Ordem de Serviço?
Como já citamos, a Ordem de Serviço é um descritivo detalhado do que o serviço a ser executado precisa para ter sucesso.
Portanto, identifica-se primeiro quais são as necessidades para, então, iniciar o seu preenchimento. As necessidades podem vir do cliente ou mesmo de análises internas.
A questão que queremos abordar aqui é onde exatamente cada informação deve ser inserida e o que precisa constar na Ordem de Serviço para que ela seja um documento completo.
Vamos tirar todas as suas dúvidas aqui.
Uma Ordem de Serviço precisa ter exatamente o que?
Uma Ordem de Serviço é um documento importante, e é por isso que ela precisa ser preenchida com algumas informações que a validem, caso contrário ela corre o risco de perder validade se precisar ser consultada posteriormente ou mesmo ser usada como documento de prova.
Veja abaixo os itens imprescindíveis para sua Ordem de Serviço:
Numeração – pode ser um código de registro, qualquer numeração que faça sentido e seja rápida para localizar uma OS.
Responsável – o nome e assinatura do responsável por produzir a OS, atestando sua veracidade.
Motivo – qual é o motivo pelo qual aquela OS está sendo aberta. Pode ser desde atendimento ao cliente, prestação de serviços ou ajustes internos.
Data – tanto a data de criação da OS quanto a data da execução do serviço devem constar no documento.
Descrição – descrever com detalhes tudo o que precisará ser executado. Importante é que quem lê precisa entender sem dúvidas o que precisa realizar.
Materiais – se foram necessários materiais de uso, eles devem constar na OS.
Local – onde será executado o serviço.
Observações – qualquer informação que seja relevante para conhecimento.
Valores – caso trate-se de prestação de serviços a clientes, todos os valores precisam constar na OS.
Com todas essas informações, fica claro o tempo demandado, valores e quais profissionais precisarão atuar.
Agora vamos ver algumas formas de gerenciamento de Ordens de Serviço para você começar a aplicar ainda hoje em sua empresa.
Formas de Gerenciamento de Ordens de Serviço
1. Impresso
Tradicionalmente, muitas empresas adotam as Ordens de Serviço impressas para controlar suas operações. Ainda é uma das mais utilizadas, embora apresentem alguns pontos desfavoráveis, como acúmulo de papel e possibilidade de extravio.
Com pouca quantidade pode até ser viável, mas ela pode apresentar uma dificuldade para trabalhar com os dados obtidos e gerenciamento de operações. Caso essa seja a sua opção, observe atentamente e faça um bom controle.
2. Planilha
Outra forma bastante usual de executar as suas ordens de serviço e através de uma planilha eletrônica.
Usando as suas colunas, você pode dividir por seções de preenchimento para informações necessárias. Sua desvantagem é que, quando há muita informação, pode ficar difícil de elencar prioridades e pontos importantes na execução.
O ideal é sempre optar por uma ação digital, como um Sistema de Ordem de Serviço, e o Online OS te dará todas as opções.
3. Acompanhamento de Rotas
Uma forma de controlar as suas ordens de serviço e o que está sendo executado é a possibilidade de poder acompanhar os serviços e profissionais que os atenderão, no caso de OS’s externas.
O Online OS te possibilita total controle dos serviços e passos de seus profissionais, otimizando o tempo e gerenciando falhas, ajudando na gestão geral da sua empresa.
Com o Sistema de Ordens de Serviço Online OS você não só melhora a gestão da sua empresa como tem nas mãos de forma fácil as suas
Ordens de Serviço, selecionando o que é prioritário e personalizando os checklists de acordo com sua necessidade.
O seu tempo vale ouro, certo? Se não ouro, pelo menos dinheiro, e gastá-lo com processos obsoletos e que não conseguem ajudar na evolução e gestão de sua empresa não faz muito sentido.
Para ganhar tempo, ter mais clientes e conseguir monetizar suas operações, aumentando sua receita, a melhor solução é aderir à tecnologia e usar um programa online para suas Ordens de Serviço, para uso no celular ou computador.
A facilidade que o uso de um Sistema de Ordem de Serviço traz faz com que suas operações e visitas a clientes sejam mais eficazes e seguras, melhorando a sua prestação de serviço e garantindo a qualidade.
Preencher papéis que podem facilmente se perder é coisa do passado. Com a ascensão do mundo digital, você não precisa mais ser refém dos processos confusos. Um Sistema de Ordem de Serviço garante que seu tempo será muito bem aproveitado e, claro, como já falamos várias vezes, com isso você consegue realmente dar atenção ao que importa: a gestão da sua empresa, melhorando cada vez mais seu desempenho, seja ele financeiro ou de qualidade.
Mas antes de escolher um Sistema de Ordem de Serviço que se encaixe nas necessidades da sua empresa, você precisa ter a certeza de que ele lhe atenderá. Se você faz visitas de campo ou não, se precisa de uso apenas em computador ou celular, entre outros fatores. O Online OS é o sistema mais completo para suas necessidades. Clique aqui para experimentar agora.
Antes de mais nada, o sistema precisa oferecer notificações no celular para que os técnicos e usuários possam ser informados imediatamente de urgências ou mudanças. Isso garante melhor atendimento e evita esquecimentos e idas a visitas canceladas desnecessariamente, por exemplo.
2. Agendamento de Visitas
Escolha um Sistema de Ordem de Serviço que te permita agendar as visitas, de preferência em uma agenda de fácil visualização, podendo ser alterado pelo gestor ou técnico, claro, com notificações.
3. Segurança
Escolha uma empresa de Sistema de Ordem de Serviço que tenha uma boa política de segurança de informações. É essencial que a empresa que você escolher possa proteger os dados tão importantes que estarão registrados em suas Ordens de Serviço.
4. Visibilidade
Um Sistema de Ordem de Serviço, para ser funcional, precisa apresentar um dashboard de fácil visualização, de preferência com dados estatísticos e gráficos que facilitem a rápida leitura dos dados, ajudando em tomadas de decisão.
Informações rápidas são essenciais para o bom desempenho da sua empresa e de seus técnicos.
5. Agilidade
Um dos motivos de optar por um Sistema de Ordens de serviço é a praticidade que a empresa nem sempre tem com os papéis. Por isso, o sistema escolhido precisa ter armazenagem de dados para fácil acesso, transformando seu uso em um aliado da eficiência. O gestor precisa ter condições de facilmente repassar informações às equipes externas.
6. Comunicação
O Sistema de Ordem de Serviço escolhido precisa ter uma plataforma que facilite e amplie a comunicação entre empresa e cliente. Importante que tenha a possibilidade de encaminhar a Ordem de Serviço com suas informações a cada cliente, de maneira fácil, digital, além de facilitar a armazenagem de informações.
7. Possibilidade de incluir arquivos e assinaturas
Uma Ordem de Serviço não é composta apenas por texto. Ela deve conter fotos, imagens e outros arquivos, além das assinaturas de quem as emite e do cliente, estando ciente do acordo firmado entre ele e a empresa com aquele documento. Escolha um Sistema de Ordem de Serviços que lhe dê essa facilidade e segurança.
8. Localização Geográfica
É importante que o gestor tenha total controle de onde seus técnicos estão e se estão cumprindo com o cronograma diário. É importante que o seu sistema tenha geolocalização, inclusive permitindo que o técnico faça check-in apenas no local selecionado. Isso permite um controle maior, além de ficar mais fácil estimar horário de chegada e saber se ele conseguirá cumprir o cronograma.
9. Situações em tempo real
Escolha um Sistema de Ordem de Serviço que te permita acompanhar todas as atividades em tempo real, permitindo inserção de checklists de atividades para as visitas e outras alterações. Isso otimiza o tempo e faz com que o processo de gestão de pessoas seja mais eficiente.
10. Acesso a históricos
Você precisa escolher um Sistema de Ordem de Serviço que armazene todo o seu histórico de ordens de serviço, e que tenha um sistema de busca inteligente para fácil localização do documento que você precisa acessar.
Com esses dados você também conseguirá entender suas métricas, realizar auditorias e ter mais firmeza em caso de dúvidas de clientes.
11. Integração com outros sistemas
Em determinado momento será necessário que você integre seu Sistema de Ordem de Serviços com outros sistemas que sua empresa eventualmente utilize. Isso precisa ser levado em conta na hora da escolha. Como você precisa ter tudo integrado para fazer mais sentido, a possibilidade de integração é de suma importância.
Gostou das dicas? Não perca tempo escolhendo um sistema, acesse o Online OS e veja as possibilidades para seu negócio. O Online OS tem todos os atributos acima e muito mais! Clique aqui e experimente grátis.
O uso da ordem de serviço pela sua empresa pode trazer diversas vantagens, ajudando na operação e na gestão de dados. Mas você sabia que ela também pode proteger a sua empresa juridicamente?
A Ordem de Serviço traz dados muito importantes, como procedimentos que serão realizados, data e hora de emissão e execução, valores, etc. e que precisam ser devidamente preenchidos.
Só que além de organizar a vida da empresa, a Ordem de Serviço é uma questão de lei. A CLT (Consolidação das Leis de Trabalho) afirma no artigo 157 que é papel de cada empresa “instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais”. Então, nessa postagem vamos ensinar como usar a Ordem de Serviço a seu favor, para todas as funções a que ela se propõe, assim evitando erros.
Uma Ordem de Serviço nada mais é que, em linhas gerais, um documento para formalizar a prestação de um serviço com todas as informações necessárias para a sua execução. Como já mencionado, além da facilidade que ela traz para a empresa, no que concerne à boa prática de prestação de serviços, ela também atua como ferramenta para garantia da segurança do trabalho.
Toda Ordem de Serviço precisará conter informações de acidentes e doenças ocupacionais que tiverem decorrido daquela atividade, quais EPI´s (Equipamentos de Proteção Individual) foram usados para prevenção e ações a serem tomadas em caso de acidente.
Além de ser um documento legal e importante, a Ordem de Serviço também é um documento tributário. Ao anexar a Ordem de Serviço à nota fiscal do cliente, sua empresa está comprovando que realmente executou o serviço, o valor que foi cobrado e pode ser usada como base de cálculo de impostos. É outro mecanismo de comprovação importante.
O que incluir na Ordem de Serviço
Como já explicamos, a Ordem de Serviço é um documento de suma importância, portanto, obrigatoriamente deve conter certas informações relevantes, a saber:
Numeração única para registro e controle
Nome e cargo do responsável pela emissão
Data completa e local da emissão
Descrição dos serviços a serem realizados
Listagem dos materiais e equipamentos que serão utilizados
Horas previstas para execução
Valor do serviço, incluindo custo de materiais
Forma de pagamento
Possíveis doenças ou acidentes de trabalho relacionados àquele serviço
EPI´s indicados
Procedimento em caso de acidente
Assinatura do emissor e colaboradores responsáveis
Utilidade da Ordem de Serviço
Parece complexo ter que preencher tantos detalhes, mas a Ordem de Serviço garante à empresa segurança quanto a passivos jurídicos e trabalhistas. Como esse documento traz informações descritas com precisão e assinatura dos envolvidos, ele serve como eventual prova em caso de necessidade, atestando a seriedade da empresa, que deve fazer tudo de acordo com seus conformes.
Além de assinar a execução do serviço, não esqueça que o seu colaborador também precisa assinar um termo de ciência para uso dos EPI´s exigidos. Isso atesta não apenas que a empresa forneceu os equipamentos necessários, como que ele foi instruído quanto ao uso correto.
Emissão da Ordem de Serviço
Não existe a obrigatoriedade de emitir Ordens de Serviço em nenhum sistema governamental, como acontece com as notas fiscais. Portanto, a sua empresa pode usar o modelo que for mais conveniente e que se ajustar às suas necessidades, desde que cumpra com as informações devidas. Você pode desenvolver um modelo próprio ou copiar um existente, certificando-se de que ele atende às exigências.
A Ordem de Serviço também pode ser feita à mão, mas o ideal e mais seguro é usar um Sistema de Gestão de Ordens de Serviço, como o Online OS. Nele, além de conseguir personalizar os campos preenchíveis, você tem a facilidade de simplesmente seguir os passos sem chance de erro. O Sistema de Ordem de Serviço então gera o documento facilmente.
É necessário armazenar as Ordens de Serviço?
Não existe uma lei que obrigue a armazenagem de Ordens de Serviço, porém, de acordo com os assuntos que já abordamos e de sua importância, há muita vantagem em manter esses documentos. Através do Sistema de Ordem de Serviço como o Online OS, você tem, os dados armazenados de forma muito mais segura, garantindo respaldo em qualquer situação e sem ocupar espaço. Essa é outra vantagem do uso do Sistema de Ordem de Serviço em detrimento do preenchimento manual.
Principais erros na emissão de Ordens de Serviço
Já falamos das vantagens da emissão de uma Ordem de Serviço para a empresa, mas há alguns pontos de atenção que precisam ser observados para que o documento tenha validade legal.
1. Falta de instruções de execução
O trabalho precisa estar devidamente descrito para que a qualidade seja garantida e a empresa, respaldada. Isso garante que o funcionário saberá exatamente o que fazer e minimiza a chance de erros.
Quanto mais detalhada a descrição, mais claro fica o entendimento e melhor o serviço prestado a seu cliente.
2. Falta de informações sobre prevenção de acidentes e doenças ocupacionais
Este é um dos erros mais cometidos na hora de emitir uma Ordem de Serviço. Muitas empresas acabam não incluindo as informações inerentes aos riscos envolvidos com o trabalho, nem sua prevenção, e isso dá margem a um processo trabalhista. Caso ocorra algum acidente, a empresa precisa ter um documento que comprove que tomou todas as medidas preventivas para evitá-lo.
3. Ausência de data de emissão e assinatura
A falta de assinatura (e em caso de uso de um Sistema de Ordem de Serviço ela pode ser digitalizada) e a data de emissão faz com que seu documento perca validade em eventual necessidade de consulta, além de dificultar a localização do documento.
A data garante que o serviço foi executado naquele dia e horário e a assinatura garante a ciência dos envolvidos.
Esperamos que o conteúdo tenha ajudado. Se você ainda não usa um Sistema de Ordem de Serviço, cadastre-se já no Online OS e descubra todas as vantagens para sua empresa ainda hoje!
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A Ordem de Serviço, que é abreviada comumente com a sigla OS, nada mais é do que formalizar o serviço que será prestado a um cliente.
No processo, o cliente comunica o que necessita (ou há casos em que o colaborador vai até o cliente e ele vistoria e repassa o que será necessário fazer) e tudo é colocado em uma ordem de serviço, que é distribuída para todos os envolvidos no processo.
A Ordem de Serviço traz todos os detalhes e informações que são necessários para o planejamento e execução do serviço, incluindo todos os dados do cliente, local de atendimento, etc.
Ela serve para que a empresa consiga ter uma organização e não haver falhas de atendimento, mapeando riscos e ainda dando autorização do cliente para a empresa prosseguir com o combinado.
É através do uso das Ordens de Serviço que a empresa consegue gerenciar dados importantes dos serviços, e atuar com a comunicação assertiva entre todos os departamentos envolvidos no processo. Todos tendo acesso aos detalhes, fica muito mais fácil prestar um serviço de qualidade e sem margem de erro, garantindo satisfação do cliente, boa reputação da empresa, minimizando riscos e retrabalho. Como ela tem também as preferências do cliente, isso possibilita um atendimento mais personalizado.
Nesse artigo vamos discorrer sobre a importância das Ordens de Serviço para sua empresa e como fazer esse documento.
Como já mencionamos, a Ordem de Serviço é um documento com múltipla importância: para a empresa, pois organiza os dados importantes e mantém o fluxo de serviços em andamento; para o colaborador, que recebe exatamente o que precisa ser executado e para o cliente, que tem uma garantia de que sua necessidade será atendida.
Dependendo da empresa, a Ordem de Serviço pode ser emitida tanto pelo gestor do departamento quanto pelo colaborador responsável pelo atendimento ao cliente. Ela descreverá: serviço a ser executado, data e/ou duração, materiais necessários e quaisquer informações relevantes, incluindo o cálculo do preço da mão-de-obra e materiais inclusos.
A Ordem de Serviço precisa também garantir boas condições de Saúde e Segurança no Trabalho (SST) e os Equipamentos de Proteção Individual (EPI´s), de uso obrigatório.
Uma Ordem de Serviço começa com as informações passadas pelo cliente, e avaliação do técnico com parecer. Ali, inclui-se todo o material necessário, quais processos serão executados e os seus valores. A descrição de valores é de suma importância, pois além da Ordem de Serviço garantir exatamente o que será executado, os gestores e clientes precisam calcular com exatidão os gastos envolvidos, além de controlar o estoque ou efetuar compra de material por parte da empresa, se for o caso, o que também impacta no tempo de serviço.
Por isso, é importante que tudo seja descrito com exatidão, porque uma vez que a Ordem de Serviço é emitida, a empresa será cobrada pelo cliente pelo cumprimento do acordo.
A Ordem de Serviço, portanto, possibilita a requisição de material com fornecedores, a melhora da gestão financeira da empresa, com controle de estoque e previsão de recebimento, comunicação com setores, etc.
Lembrando que a Ordem de Serviço muda a cada tipo de negócio, adaptando-se à necessidade da empresa.
Legislação
A emissão de Ordem de Serviço não é apenas um processo que a empresa decide implantar. Ela está prevista em lei, pois garante a Segurança do Trabalho para os colaboradores, uma vez que descreve tarefas específicas que cada um precisa executar. Portanto, ela pode e deve ser adotada como norma interna de garantia da Segurança do Trabalho.
Ela consta do Capítulo V da CLT, no Decreto Lei 5542/43 de 1943, artigo 157 e inciso II; segundo ele, cabe à empresa
II – instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais; (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977)
Já mencionamos que a Ordem de Serviço pode variar de acordo com a necessidade e os processos de cada empresa, a depender da área de atuação e tarefas a serem executadas. Uma coisa que, no entanto, é comum para todas as situações é que cada Ordem de Serviço tenha um número, para que seja fácil a identificação.
Além do número (único para cada uma), a OS precisa conter a data de criação e o responsável, com devido cargo e ter campos para que todas as informações possam ser devidamente inseridas, para cada setor responsável que tomará parte naquela prestação de serviço. Também precisará ter campo para assinatura do responsável, e há casos em que em cada etapa assina-se a OS, assim temos o controle maior da eficiência de cada etapa e seu colaborador, o que nos dá oportunidades de melhoria.
Não há um formato padrão que sua OS precisa adotar, visto que ela deverá ser elaborada para que a sua empresa se adapte e tenha controle como melhor convier. Mas existem requisitos que precisam constar em seu documento:
Número da OS
Local, data e hora da criação
Nome e cargo do responsável pela criação
Descritivo completo do serviço a ser realizado
Materiais e mão de obra necessários com valores unitários
Valor total
Forma de pagamento
Quantidade de tempo para execução
Apesar de termos falado bastante sobre serviços, a OS pode também ser usada para produtos, especialmente em ambientes de produção, onde existe processos de fabricação; nesse universo, ela é usada para sinalizar o início do processo de fabricação e está atrelada a uma lista de materiais, devendo, portanto conter:
Quantidade de produtos a serem fabricados
Lista de matérias-primas necessárias com quantidade e valores
Quais trabalhos serão necessários com valor e montante
Taxa e quantidade de utilização de máquinas
Além disso, atente-se a outros pontos que precisamos explicar em relação à Ordem de Serviço:
1. Data de emissão
Todo documento emitido precisa conter a data da emissão e assinatura, pois ele é a prova de que foi emitido antes da execução do serviço.
2. Revisão
Importante datar revisões e alterações para não perder controle de qual versão é a correta.
3. Assinatura
O campo de assinatura do colaborador e gestor responsáveis é importante, pois garante a veracidade das informações.
Como minimizar erros na minha Ordem de Serviço?
Apesar do processo de emissão da Ordem de Serviço ser simples, é necessário que seja feito com bastante atenção no preenchimento de cada campo, com descrições claras e corretas. Por isso é tão importante ter um template para sua OS, intuitivo e de fácil preenchimento, pois assim, ela seguirá uma ordem e ficará fácil de preencher, acompanhar e compreender. Só o fato de seguir uma linha já dá mais garantia de que erros serão evitados, fora o tempo que será economizado. É para isso que temos o Online OS, um sistema completo para simplificar os processos da sua empresa e te ajudar no que realmente importa: a gestão.
Por fim, vamos ressaltar mais alguns pontos de importância de uma Ordem de Serviço:
Registro e acompanhamento de atividades dos funcionários
Documento de consulta para os envolvidos no processo
Registro de eventuais problemas e necessidades específicas
Sua empresa não precisa mais emitir Ordens de Serviço em papel, correndo riscos desnecessários e margem de erro grande. Com o advento da tecnologia, plataformas que ajudam o processo estão acessíveis, e são a melhor opção para que todo o processo fique mais claro.
No Online OS, você gera seu documento com tranquilidade, e ainda pode:
Ter o controle completo da empresa na palma da mão
Acessar de qualquer lugar
Rastrear os passos de seu colaborador, garantindo eficiência
Ter uma boa gestão do estoque é, certamente, uma das formas de reduzir perdas e desperdícios e, consequentemente, melhorar a eficiência da sua empresa.
Para isso, é fundamental que você possa usar metodologias eficientes, pois sabemos que estoques mal administrados podem gerar gastos que afetam a margem de lucro e a operação.
Como os estoques são dinâmicos, é preciso estar atento o tempo todo, pois também pode-se passar uma má imagem aos clientes, e consequente perda de credibilidade.
Portanto, no artigo de hoje vamos apresentar dois métodos para controlar seu estoque: PEPS e UEPS
1. PEPS
A sigla PEPS significa “primeiro que entra primeiro que sai”. É o método de controle mais conhecido, e sua ideia é bastante simples: quando um produto sai de seu estoque, o mais antigo é priorizado. Ou seja, os itens que sua empresa comprou primeiro são os primeiros a serem vendidos.
Em especial em empresas que trabalham com perecíveis, o PEPS é indispensável.
Ele traz vantagens, como facilitador da gestão financeira, pois ao trabalhar com preço de custo por unidade, ao invés de optar por trabalhar com média de preço de custo de todas, fica mais fácil diferenciar o preço de venda do mesmo produto. Com isso, você pode, de forma mais favorável, repassar os aumentos e descontos obtidos em compras mais antigas em relação às mais recentes. Quem trabalha com importação pode se favorecer muito com esse método.
Vale ressaltar que a Receita Federal usa esse método contábil para calcular tributos, avaliando seu estoque.
2. UEPS
Diferentemente do método anterior, o UEPS significa “último a entrar primeiro a sair”. Também advém de uma ideia simples: o último a ser comprado é o primeiro a sair. Ele não é viável se sua empresa trabalhar com perecíveis, claro, mas em outros casos, ele é bastante eficaz para o planejamento de produção, pois permite ajustes rápidos nos preços e quantidades de acordo com o real consumo.
Como os últimos itens são os primeiros a saírem, consegue-se medir o consumo em determinado período, fazendo previsões mais assertivas à medida em que se acrescenta mais produtos no estoque.
Uma das desvantagens é que o método UEPS pode reduzir a margem de lucro operacional, pois na medição, os fatores externos imediatos (inflação, variação cambial, etc). são repassados no preço da mercadoria. Ele não é aceito pela Receita Federal.
Em relação ao PEPS, há uma desvantagem do uso do UEPS. Como nele o lote mais recente sempre é usado, se um lote está em aberto e outro foi adquirido, o primeiro acaba sendo interrompido para usar o atual.
Por isso, precisa-se monitorar diversos lotes usados parcialmente. Para empresas que compram produtos frequentemente, esse método pode não ser o ideal.
Além dessas duas principais, há outra forma de controle de estoque, a seguir:
3. MPM
MPM é a média ponderada móvel, ou preço médio ponderado. A média ponderada móvel é mais conhecida como custo médio, e é outra forma de medir o valor do estoque da empresa, não levando em consideração a ordem de recebimento e venda das mercadorias.
O cálculo é bem simples: soma-se todos os valores dos produtos adquiridos e divide-se pela quantidade de produtos, obtendo um valor médio.
Você ainda pode utilizar um software de gestão, como o que complementa o Online OS, para facilitar suas análises e tomadas de decisão. Sua empresa já usa algum desses métodos?
Abrir uma empresa pode não ser uma tarefa fácil, mas com essas dicas, você estará preparado e saberá tudo o que precisa saber para dar início a esse passo tão importante e realizar o sonho de ter seu negócio. Vamos lá?
O primeiro passo é saber quanto você vai gastar para abrir a empresa. Os valores variam para cada cidade e Estado, que cobram taxas distintas para registrar a empresa em órgãos públicos e fazem exigências específicas.
É importante que todos os custos da abertura da empresa sejam considerados em seu orçamento, para evitar surpresas. Você pode precisar também de um contador, portanto, lembre-se de adicionar esse custo.
Até que esteja de posse do seu CNPJ, você deverá passar por alguns passos. Abaixo deixamos o guia completo para que você saiba exatamente o que fazer em cada etapa!
1 – Definição do modelo de negócio
No momento de definir o seu modelo de negócios, leve em conta as opções existentes hoje.
Marketplace – Grandes varejistas alugam espaço em seu marketplace para empresas (players) menores, virtual ou fisicamente.
Assinatura – Esse é um modelo bem tradicional, basicamente você oferecerá produtos ou serviços concedidos mediante pagamento de taxa recorrente.
Franquia – Aqui você poderá distribuir e comercializar produtos e serviços que já tenham uma marca, seguindo regras rígidas da empresa. O franqueado adquire o direito dessa comercialização.
Economia Colaborativa – Conexão entre empresas de mesmo interesse econômico, que se complementam para oferecer uma rede de soluções para o cliente.
Freemium – Similar ao modelo de assinatura, mas nesse modelo há versão limitada gratuita e versões pagas que oferecem opções premium.
2 – Tenha o seu contador de confiança
O contador é uma peça importante no começo da sua empresa, e que o acompanhará sempre. Escolha um contador de confiança, que tenha experiência em abertura de pequenas e micro empresas, e o contrate para dar entrada no processo.
Ele poderá emitir os documentos exigidos, além de te orientar no processo e prestar assessoria durante toda a vida da sua empresa.
3 – Escolha que tipo de empresa abrir
Você poderá começar com a escolha entre MEI, ME ou EPP.
MEI – Microempreendedor Individual
O MEI foi criado pelo governo para regularizar empreendedores autônomos. A taxa mensal varia a cerca de R$ 60,00 e, com ele, você tem seu CNPJ, além de contribuir para INSS.
Você poderá emitir nota fiscal se necessário, e nesse tipo, não precisa de contador. O ponto negativo é que o MEI é limitado na escolha de atividades e tem limite anual de faturamento de R$ 81.000,00. Também não permite mais do que um funcionário CLT nem sociedade.
ME – Microempresa
Certamente a microempresa oferece mais possibilidades que o MEI. O faturamento anual pode chegar a R$ 360 mil, emissão ilimitada de notas fiscais, sociedade e gama de atividades ampla, abarcando quase todas as empresas.
Você também pode fazer parte do Simples Nacional sendo ME, o que facilita muito a sua vida, com já falamos em outros posts.
EPP – Empresa de Pequeno Porte
A empresa de pequeno porte precisa faturar anualmente entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões. Com ela, também é possível optar pelo Simples Nacional.
4 – Definição da Natureza Jurídica da empresa
Esse é um outro passo importante. A natureza jurídica diz respeito à constituição da empresa, ou seja, quem faz parte dos sócios, quanto cada um investiu e qual foi o aporte inicial. Todas essas informações constarão do contrato social. Vejam as principais:
EI – Empresário Individual
Aqui você não poderá ter sócios e caso haja endividamento da empresa, seu patrimônio pessoal ficará comprometido. Por outro lado, você não precisa de capital social mínimo para ter o CNPJ.
EIRELI – Empresa Individual de Responsabilidade Limitada
Aqui você deverá ser único sócio também, por;em não precisará responder com seus patrimônios pessoais pelas dívidas. A contrapartida é que o capital social mínimo deverá ser de cem salários mínimos vigentes em dinheiro ou bens, e esse valor precisará estar disponível para quitação de dívidas.
SLU – Sociedade Limitada Unipessoal
Essa tem sido a opção para quem não tem sócios e também pretende proteger seus bens. Ela não exige capital social mínimo e nem oferece risco paa patrimônio pessoal.
LTDA – Sociedade Limitada
Na sociedade limitada há o mínimo de dois sócios, que contribuem em dinheiro ou bens avaliáveis para formar o capital social. Não há valor mínimo, a responsabilidade fica restrita ao valor aportado.
5 – Escolha o seu CNAE, ou atividades da empresa
Escolher suas atividades é um passo importante que irá garantir a possibilidade de executar tudo o que planejou, garantindo a melhor tributação. Descreva da forma mais detalhada possível os seus planos para o contador, para que ele possa escolher o CNAE em que sua empresa se encaixa.
Cada CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) é um código, onde você enquadra a sua empresa. Quem fornece essa tabela é o IBPG.
Existe a possibilidade de encaixar sua empresa em mais de um CNAE, mas um sempre é o principal e os demais, secundários. O principal deve ser aquele que representa maior faturamento.
6 – Escolha do Regime Tributário
Depois de ter feito todas as escolhas anteriores, claro, sempre com ajuda de especialista, você precisa definir o regime tributário para a empresa. De novo aqui o contador é de suma importância, pois a escolha errada pode ocasionar pagamentos maiores do que o necessário.
O Simples Nacional é a melhor opção para novas empresas, pois tem alíquotas mais baixas e menos burocracia. Veja as opções:
Simples Nacional
Programa que reúne 8 tributos (Municipais, Estaduais e da União) de forma simplificada, em guia única com vencimento mensal. O faturamento máximo para essa opção é de R$ 4,8 milhões anuais.
No Simples, os impostos são calculados de acordo com as atividades da sua empresa e o enquadramento em uma das suas tabelas.
Lucro Presumido
Nessa modalidade o faturamento anual pode chegar a R$ 78 milhões anuais, mas o pagamento é dividido em várias guias independentes e com vencimentos distintos (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e ISS). A alíquota fica entre 10.93% e 16,33% sobre o faturamento.
Seu nome é dado através do cálculo do IRPJ e CSLL com base em uma presunção de lucro estabelecida pela RF de acordo com a atividade da empresa.
Lucro Real
No Lucro Real alguns dos tributos (IRPJ e CSLL) serão pagos apenas em cima do valor que sua empresa lucra efetivamente, por isso, seus balanços precisam ser conciliados com regularidade.
Somente depois dos ajustes e compensações das contas previstas em legislação o lucro é tributado. E aqui as guias também são separadas e o PIS, COFINS e ISS incidem sobre o faturamento total. Algumas empresas são obrigadas a se enquadrar no Lucro Real, inclusive se o lucro anual for maior do que R$ 78 milhões.
6 – Elaboração do contrato social
Sua empresa vai nascer com o contrato social. Nele há todas as informações do negócio: quem são os sócios, endereço da sede, deveres de cada sócio, ramo de atuação, etc. No Brasil, toda empresa precisa de um contrato social para poder operar e se registrar. Também é obrigatório ter um contrato social as empresas que participarem de licitações públicas.
8 – Documentos para registro
Os documentos de registro variam dependendo da cidade e Estado, pois as exigências variam para cada prefeitura. Como já falamos, dependendo de qual regime sua empresa se enquadrar, você pode fazer todos os registros sozinho, mas é altamente recomendável a ajuda de um profissional.
Abaixo deixo os documentos necessários:
RG e CPF;
Comprovante de endereço;
Se casado(a), certidão de casamento;
Cópia do IPTU ou documento que conste a inscrição imobiliária ou a indicação fiscal do imóvel onde a empresa será instalada.
Outros documentos podem ser exigidos de acordo com a atividade da sua empresa;
Depois de separar os documentos, de posse do contrato social, você precisa ir até a Junta Comercial ou Cartório, a depender da atividade exercida, para protocolar seu pedido de registro. Só depois você terá o seu CNPJ;
Com o CNPJ em mãos, vá à Prefeitura da cidade para solicitar o alvará. Consulte a prefeitura para saber quais documentos serão necessários, pois como já falamos, eles variam, mas já adiantamos que o IPTU é importante ter em mãos.
9 – Obtenção do Alvará
O alvará não é obrigatório para todas as empresas. Trata-se de um documento que autoriza a empresa a exercer suas atividades nos locais solicitados de acordo com as normas. Quem o concede é a Prefeitura ou outro órgão municipal.
Importante já se informar sobre isso antes de alugar ou comprar um imóvel, para ter certeza de que pode seguir com a decisão.
Caso sua empresa esteja em um endereço residencial, você não precisará de alvará a menos que envolva armazenamento, carga e descarga de mercadoria, na maioria das vezes. Também não pode ter muita circulação de pessoas no local.
10 – Inscrição Estadual ou Municipal
Dependendo do tipo de empresa, você precisará fazer a inscrição estadual e municipal. Consulte o seu contador para verificar a necessidade e dê entrada nos órgãos responsáveis, em geral Prefeitura e Estado.
Esperamos que as dicas tenham ajudado.
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