O que não pode faltar em um Sistema de Ordem de Serviço?

O seu tempo vale ouro, certo? Se não ouro, pelo menos dinheiro, e gastá-lo com processos obsoletos e que não conseguem ajudar na evolução e gestão de sua empresa não faz muito sentido.

Para ganhar tempo, ter mais clientes e conseguir monetizar suas operações, aumentando sua receita, a melhor solução é aderir à tecnologia e usar um programa online para suas Ordens de Serviço, para uso no celular ou computador.

A facilidade que o uso de um Sistema de Ordem de Serviço traz faz com que suas operações e visitas a clientes sejam mais eficazes e seguras, melhorando a sua prestação de serviço e garantindo a qualidade.

Preencher papéis que podem facilmente se perder é coisa do passado. Com a ascensão do mundo digital, você não precisa mais ser refém dos processos confusos. Um Sistema de Ordem de Serviço garante que seu tempo será muito bem aproveitado e, claro, como já falamos várias vezes, com isso você consegue realmente dar atenção ao que importa: a gestão da sua empresa, melhorando cada vez mais seu desempenho, seja ele financeiro ou de qualidade.

Mas antes de escolher um Sistema de Ordem de Serviço que se encaixe nas necessidades da sua empresa, você precisa ter a certeza de que ele lhe atenderá. Se você faz visitas de campo ou não, se precisa de uso apenas em computador ou celular, entre outros fatores. O Online OS é o sistema mais completo para suas necessidades. Clique aqui para experimentar agora.

Vamos deixar aqui neste artigo algumas coisas que são imprescindíveis em um Sistema de Ordem de Serviços.

1. Notificações

Antes de mais nada, o sistema precisa oferecer notificações no celular para que os técnicos e usuários possam ser informados imediatamente de urgências ou mudanças. Isso garante melhor atendimento e evita esquecimentos e idas a visitas canceladas desnecessariamente, por exemplo.

2. Agendamento de Visitas

Escolha um Sistema de Ordem de Serviço que te permita agendar as visitas, de preferência em uma agenda de fácil visualização, podendo ser alterado pelo gestor ou técnico, claro, com notificações.

3. Segurança

Escolha uma empresa de Sistema de Ordem de Serviço que tenha uma boa política de segurança de informações. É essencial que a empresa que você escolher possa proteger os dados tão importantes que estarão registrados em suas Ordens de Serviço.

4. Visibilidade

Um Sistema de Ordem de Serviço, para ser funcional, precisa apresentar um dashboard de fácil visualização, de preferência com dados estatísticos e gráficos que facilitem a rápida leitura dos dados, ajudando em tomadas de decisão.

Informações rápidas são essenciais para o bom desempenho da sua empresa e de seus técnicos.

5. Agilidade

Um dos motivos de optar por um Sistema de Ordens de serviço é a praticidade que a empresa nem sempre tem com os papéis. Por isso, o sistema escolhido precisa ter armazenagem de dados para fácil acesso, transformando seu uso em um aliado da eficiência. O gestor precisa ter condições de facilmente repassar informações às equipes externas.

6. Comunicação

O Sistema de Ordem de Serviço escolhido precisa ter uma plataforma que facilite e amplie a comunicação entre empresa e cliente. Importante que tenha a possibilidade de encaminhar a Ordem de Serviço com suas informações a cada cliente, de maneira fácil, digital, além de facilitar a armazenagem de informações.

7. Possibilidade de incluir arquivos e assinaturas

Uma Ordem de Serviço não é composta apenas por texto. Ela deve conter fotos, imagens e outros arquivos, além das assinaturas de quem as emite e do cliente, estando ciente do acordo firmado entre ele e a empresa com aquele documento. Escolha um Sistema de Ordem de Serviços que lhe dê essa facilidade e segurança.

8. Localização Geográfica

É importante que o gestor tenha total controle de onde seus técnicos estão e se estão cumprindo com o cronograma diário. É importante que o seu sistema tenha geolocalização, inclusive permitindo que o técnico faça check-in apenas no local selecionado. Isso permite um controle maior, além de ficar mais fácil estimar horário de chegada e saber se ele conseguirá cumprir o cronograma.

9. Situações em tempo real

Escolha um Sistema de Ordem de Serviço que te permita acompanhar todas as atividades em tempo real, permitindo inserção de checklists de atividades para as visitas e outras alterações. Isso otimiza o tempo e faz com que o processo de gestão de pessoas seja mais eficiente.

10. Acesso a históricos

Você precisa escolher um Sistema de Ordem de Serviço que armazene todo o seu histórico de ordens de serviço, e que tenha um sistema de busca inteligente para fácil localização do documento que você precisa acessar.

Com esses dados você também conseguirá entender suas métricas, realizar auditorias e ter mais firmeza em caso de dúvidas de clientes.

11. Integração com outros sistemas

Em determinado momento será necessário que você integre seu Sistema de Ordem de Serviços com outros sistemas que sua empresa eventualmente utilize. Isso precisa ser levado em conta na hora da escolha. Como você precisa ter tudo integrado para fazer mais sentido, a possibilidade de integração é de suma importância.

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Como a Ordem de Serviço pode proteger seu negócio

O uso da ordem de serviço pela sua empresa pode trazer diversas vantagens, ajudando na operação e na gestão de dados. Mas você sabia que ela também pode proteger a sua empresa juridicamente?

A Ordem de Serviço traz dados muito importantes, como procedimentos que serão realizados, data e hora de emissão e execução, valores, etc. e que precisam ser devidamente preenchidos.

Só que além de organizar a vida da empresa, a Ordem de Serviço é uma questão de lei. A CLT (Consolidação das Leis de Trabalho) afirma no artigo 157 que é papel de cada empresa “instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais”. Então, nessa postagem vamos ensinar como usar a Ordem de Serviço a seu favor, para todas as funções a que ela se propõe, assim evitando erros.

 

Definindo Ordem de Serviço

Uma Ordem de Serviço nada mais é que, em linhas gerais, um documento para formalizar a prestação de um serviço com todas as informações necessárias para a sua execução. Como já mencionado, além da facilidade que ela traz para a empresa, no que concerne à boa prática de prestação de serviços, ela também atua como ferramenta para garantia da segurança do trabalho.

Toda Ordem de Serviço precisará conter informações de acidentes e doenças ocupacionais que tiverem decorrido daquela atividade, quais EPI´s (Equipamentos de Proteção Individual) foram usados para prevenção e ações a serem tomadas em caso de acidente.

Além de ser um documento legal e importante, a Ordem de Serviço também é um documento tributário. Ao anexar a Ordem de Serviço à nota fiscal do cliente, sua empresa está comprovando que realmente executou o serviço, o valor que foi cobrado e pode ser usada como base de cálculo de impostos. É outro mecanismo de comprovação importante.

 

O que incluir na Ordem de Serviço

Como já explicamos, a Ordem de Serviço é um documento de suma importância, portanto, obrigatoriamente deve conter certas informações relevantes, a saber:

• Numeração única para registro e controle
• Nome e cargo do responsável pela emissão
• Data completa e local da emissão
• Descrição dos serviços a serem realizados
• Listagem dos materiais e equipamentos que serão utilizados
• Horas previstas para execução
• Valor do serviço, incluindo custo de materiais
• Forma de pagamento
• Possíveis doenças ou acidentes de trabalho relacionados àquele serviço
• EPI´s indicados
• Procedimento em caso de acidente
• Assinatura do emissor e colaboradores responsáveis

 

Utilidade da Ordem de Serviço

Parece complexo ter que preencher tantos detalhes, mas a Ordem de Serviço garante à empresa segurança quanto a passivos jurídicos e trabalhistas. Como esse documento traz informações descritas com precisão e assinatura dos envolvidos, ele serve como eventual prova em caso de necessidade, atestando a seriedade da empresa, que deve fazer tudo de acordo com seus conformes.

Além de assinar a execução do serviço, não esqueça que o seu colaborador também precisa assinar um termo de ciência para uso dos EPI´s exigidos. Isso atesta não apenas que a empresa forneceu os equipamentos necessários, como que ele foi instruído quanto ao uso correto.

 

Emissão da Ordem de Serviço

Não existe a obrigatoriedade de emitir Ordens de Serviço em nenhum sistema governamental, como acontece com as notas fiscais. Portanto, a sua empresa pode usar o modelo que for mais conveniente e que se ajustar às suas necessidades, desde que cumpra com as informações devidas. Você pode desenvolver um modelo próprio ou copiar um existente, certificando-se de que ele atende às exigências.

A Ordem de Serviço também pode ser feita à mão, mas o ideal e mais seguro é usar um Sistema de Gestão de Ordens de Serviço, como o Online OS. Nele, além de conseguir personalizar os campos preenchíveis, você tem a facilidade de simplesmente seguir os passos sem chance de erro. O Sistema de Ordem de Serviço então gera o documento facilmente.

 

É necessário armazenar as Ordens de Serviço?

Não existe uma lei que obrigue a armazenagem de Ordens de Serviço, porém, de acordo com os assuntos que já abordamos e de sua importância, há muita vantagem em manter esses documentos. Através do Sistema de Ordem de Serviço como o Online OS, você tem, os dados armazenados de forma muito mais segura, garantindo respaldo em qualquer situação e sem ocupar espaço. Essa é outra vantagem do uso do Sistema de Ordem de Serviço em detrimento do preenchimento manual.

 

Principais erros na emissão de Ordens de Serviço

Já falamos das vantagens da emissão de uma Ordem de Serviço para a empresa, mas há alguns pontos de atenção que precisam ser observados para que o documento tenha validade legal.

1. Falta de instruções de execução
O trabalho precisa estar devidamente descrito para que a qualidade seja garantida e a empresa, respaldada. Isso garante que o funcionário saberá exatamente o que fazer e minimiza a chance de erros.
Quanto mais detalhada a descrição, mais claro fica o entendimento e melhor o serviço prestado a seu cliente.

2. Falta de informações sobre prevenção de acidentes e doenças ocupacionais
Este é um dos erros mais cometidos na hora de emitir uma Ordem de Serviço. Muitas empresas acabam não incluindo as informações inerentes aos riscos envolvidos com o trabalho, nem sua prevenção, e isso dá margem a um processo trabalhista. Caso ocorra algum acidente, a empresa precisa ter um documento que comprove que tomou todas as medidas preventivas para evitá-lo.

3. Ausência de data de emissão e assinatura
A falta de assinatura (e em caso de uso de um Sistema de Ordem de Serviço ela pode ser digitalizada) e a data de emissão faz com que seu documento perca validade em eventual necessidade de consulta, além de dificultar a localização do documento.
A data garante que o serviço foi executado naquele dia e horário e a assinatura garante a ciência dos envolvidos.

Esperamos que o conteúdo tenha ajudado. Se você ainda não usa um Sistema de Ordem de Serviço, cadastre-se já no Online OS e descubra todas as vantagens para sua empresa ainda hoje!

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Por que emitir uma ordem de serviço?

A Ordem de Serviço, que é abreviada comumente com a sigla OS, nada mais é do que formalizar o serviço que será prestado a um cliente.

No processo, o cliente comunica o que necessita (ou há casos em que o colaborador vai até o cliente e ele vistoria e repassa o que será necessário fazer) e tudo é colocado em uma ordem de serviço, que é distribuída para todos os envolvidos no processo.

A Ordem de Serviço traz todos os detalhes e informações que são necessários para o planejamento e execução do serviço, incluindo todos os dados do cliente, local de atendimento, etc.

Ela serve para que a empresa consiga ter uma organização e não haver falhas de atendimento, mapeando riscos e ainda dando autorização do cliente para a empresa prosseguir com o combinado.

É através do uso das Ordens de Serviço que a empresa consegue gerenciar dados importantes dos serviços, e atuar com a comunicação assertiva entre todos os departamentos envolvidos no processo. Todos tendo acesso aos detalhes, fica muito mais fácil prestar um serviço de qualidade e sem margem de erro, garantindo satisfação do cliente, boa reputação da empresa, minimizando riscos e retrabalho. Como ela tem também as preferências do cliente, isso possibilita um atendimento mais personalizado.

Nesse artigo vamos discorrer sobre a importância das Ordens de Serviço para sua empresa e como fazer esse documento.

 

Por que devo emitir uma Ordem de Serviço?

Como já mencionamos, a Ordem de Serviço é um documento com múltipla importância: para a empresa, pois organiza os dados importantes e mantém o fluxo de serviços em andamento; para o colaborador, que recebe exatamente o que precisa ser executado e para o cliente, que tem uma garantia de que sua necessidade será atendida.

Dependendo da empresa, a Ordem de Serviço pode ser emitida tanto pelo gestor do departamento quanto pelo colaborador responsável pelo atendimento ao cliente. Ela descreverá: serviço a ser executado, data e/ou duração, materiais necessários e quaisquer informações relevantes, incluindo o cálculo do preço da mão-de-obra e materiais inclusos.

A Ordem de Serviço precisa também garantir boas condições de Saúde e Segurança no Trabalho (SST) e os Equipamentos de Proteção Individual (EPI´s), de uso obrigatório.

Uma Ordem de Serviço começa com as informações passadas pelo cliente, e avaliação do técnico com parecer. Ali, inclui-se todo o material necessário, quais processos serão executados e os seus valores. A descrição de valores é de suma importância, pois além da Ordem de Serviço garantir exatamente o que será executado, os gestores e clientes precisam calcular com exatidão os gastos envolvidos, além de controlar o estoque ou efetuar compra de material por parte da empresa, se for o caso, o que também impacta no tempo de serviço.

Por isso, é importante que tudo seja descrito com exatidão, porque uma vez que a Ordem de Serviço é emitida, a empresa será cobrada pelo cliente pelo cumprimento do acordo.

A Ordem de Serviço, portanto, possibilita a requisição de material com fornecedores, a melhora da gestão financeira da empresa, com controle de estoque e previsão de recebimento, comunicação com setores, etc.

Lembrando que a Ordem de Serviço muda a cada tipo de negócio, adaptando-se à necessidade da empresa.

 

Legislação

A emissão de Ordem de Serviço não é apenas um processo que a empresa decide implantar. Ela está prevista em lei, pois garante a Segurança do Trabalho para os colaboradores, uma vez que descreve tarefas específicas que cada um precisa executar. Portanto, ela pode e deve ser adotada como norma interna de garantia da Segurança do Trabalho.

Ela consta do Capítulo V da CLT, no Decreto Lei 5542/43 de 1943, artigo 157 e inciso II; segundo ele, cabe à empresa
II – instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais; (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977)

 

Como criar uma ordem de serviço?

Já mencionamos que a Ordem de Serviço pode variar de acordo com a necessidade e os processos de cada empresa, a depender da área de atuação e tarefas a serem executadas. Uma coisa que, no entanto, é comum para todas as situações é que cada Ordem de Serviço tenha um número, para que seja fácil a identificação.

Além do número (único para cada uma), a OS precisa conter a data de criação e o responsável, com devido cargo e ter campos para que todas as informações possam ser devidamente inseridas, para cada setor responsável que tomará parte naquela prestação de serviço. Também precisará ter campo para assinatura do responsável, e há casos em que em cada etapa assina-se a OS, assim temos o controle maior da eficiência de cada etapa e seu colaborador, o que nos dá oportunidades de melhoria.

Não há um formato padrão que sua OS precisa adotar, visto que ela deverá ser elaborada para que a sua empresa se adapte e tenha controle como melhor convier. Mas existem requisitos que precisam constar em seu documento:

• Número da OS
• Local, data e hora da criação
• Nome e cargo do responsável pela criação
• Descritivo completo do serviço a ser realizado
• Materiais e mão de obra necessários com valores unitários
• Valor total
• Forma de pagamento
• Quantidade de tempo para execução

 

Apesar de termos falado bastante sobre serviços, a OS pode também ser usada para produtos, especialmente em ambientes de produção, onde existe processos de fabricação; nesse universo, ela é usada para sinalizar o início do processo de fabricação e está atrelada a uma lista de materiais, devendo, portanto conter:

• Quantidade de produtos a serem fabricados
• Lista de matérias-primas necessárias com quantidade e valores
• Quais trabalhos serão necessários com valor e montante
• Taxa e quantidade de utilização de máquinas

 

Além disso, atente-se a outros pontos que precisamos explicar em relação à Ordem de Serviço:

1. Data de emissão
Todo documento emitido precisa conter a data da emissão e assinatura, pois ele é a prova de que foi emitido antes da execução do serviço.

2. Revisão
Importante datar revisões e alterações para não perder controle de qual versão é a correta.

3. Assinatura
O campo de assinatura do colaborador e gestor responsáveis é importante, pois garante a veracidade das informações.

 

Como minimizar erros na minha Ordem de Serviço?

Apesar do processo de emissão da Ordem de Serviço ser simples, é necessário que seja feito com bastante atenção no preenchimento de cada campo, com descrições claras e corretas. Por isso é tão importante ter um template para sua OS, intuitivo e de fácil preenchimento, pois assim, ela seguirá uma ordem e ficará fácil de preencher, acompanhar e compreender. Só o fato de seguir uma linha já dá mais garantia de que erros serão evitados, fora o tempo que será economizado. É para isso que temos o Online OS, um sistema completo para simplificar os processos da sua empresa e te ajudar no que realmente importa: a gestão.

Por fim, vamos ressaltar mais alguns pontos de importância de uma Ordem de Serviço:

• Registro e acompanhamento de atividades dos funcionários
• Documento de consulta para os envolvidos no processo
• Registro de eventuais problemas e necessidades específicas

 

Por que escolher um sistema de Ordens de Serviço?

Sua empresa não precisa mais emitir Ordens de Serviço em papel, correndo riscos desnecessários e margem de erro grande. Com o advento da tecnologia, plataformas que ajudam o processo estão acessíveis, e são a melhor opção para que todo o processo fique mais claro.
No Online OS, você gera seu documento com tranquilidade, e ainda pode:

• Ter o controle completo da empresa na palma da mão
• Acessar de qualquer lugar
• Rastrear os passos de seu colaborador, garantindo eficiência
• Melhorar a comunicação da sua empresa
• Ter controle sobre suas finanças
• Tomar melhores decisões com base nos números
• Controlar seu estoque de forma fácil e segura
• Criar ocorrências e modificar a OS em tempo real

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Métodos de controle de estoque para sua empresa

Ter uma boa gestão do estoque é, certamente, uma das formas de reduzir perdas e desperdícios e, consequentemente, melhorar a eficiência da sua empresa.

Para isso, é fundamental que você possa usar metodologias eficientes, pois sabemos que estoques mal administrados podem gerar gastos que afetam a margem de lucro e a operação.

Como os estoques são dinâmicos, é preciso estar atento o tempo todo, pois também pode-se passar uma má imagem aos clientes, e consequente perda de credibilidade.

Portanto, no artigo de hoje vamos apresentar dois métodos para controlar seu estoque: PEPS e UEPS

 

1. PEPS

A sigla PEPS significa “primeiro que entra primeiro que sai”. É o método de controle mais conhecido, e sua ideia é bastante simples: quando um produto sai de seu estoque, o mais antigo é priorizado. Ou seja, os itens que sua empresa comprou primeiro são os primeiros a serem vendidos.

Em especial em empresas que trabalham com perecíveis, o PEPS é indispensável.

Ele traz vantagens, como facilitador da gestão financeira, pois ao trabalhar com preço de custo por unidade, ao invés de optar por trabalhar com média de preço de custo de todas, fica mais fácil diferenciar o preço de venda do mesmo produto. Com isso, você pode, de forma mais favorável, repassar os aumentos e descontos obtidos em compras mais antigas em relação às mais recentes. Quem trabalha com importação pode se favorecer muito com esse método.

Vale ressaltar que a Receita Federal usa esse método contábil para calcular tributos, avaliando seu estoque.

 

2. UEPS

Diferentemente do método anterior, o UEPS significa “último a entrar primeiro a sair”. Também advém de uma ideia simples: o último a ser comprado é o primeiro a sair. Ele não é viável se sua empresa trabalhar com perecíveis, claro, mas em outros casos, ele é bastante eficaz para o planejamento de produção, pois permite ajustes rápidos nos preços e quantidades de acordo com o real consumo.

Como os últimos itens são os primeiros a saírem, consegue-se medir o consumo em determinado período, fazendo previsões mais assertivas à medida em que se acrescenta mais produtos no estoque.

Uma das desvantagens é que o método UEPS pode reduzir a margem de lucro operacional, pois na medição, os fatores externos imediatos (inflação, variação cambial, etc). são repassados no preço da mercadoria. Ele não é aceito pela Receita Federal.

Em relação ao PEPS, há uma desvantagem do uso do UEPS. Como nele o lote mais recente sempre é usado, se um lote está em aberto e outro foi adquirido, o primeiro acaba sendo interrompido para usar o atual.

Por isso, precisa-se monitorar diversos lotes usados parcialmente. Para empresas que compram produtos frequentemente, esse método pode não ser o ideal.

Além dessas duas principais, há outra forma de controle de estoque, a seguir:

 

3. MPM

MPM é a média ponderada móvel, ou preço médio ponderado. A média ponderada móvel é mais conhecida como custo médio, e é outra forma de medir o valor do estoque da empresa, não levando em consideração a ordem de recebimento e venda das mercadorias.

O cálculo é bem simples: soma-se todos os valores dos produtos adquiridos e divide-se pela quantidade de produtos, obtendo um valor médio.

Você ainda pode utilizar um software de gestão, como o que complementa o Online OS, para facilitar suas análises e tomadas de decisão. Sua empresa já usa algum desses métodos?

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Tudo o que você precisa saber para abrir a sua empresa

Abrir uma empresa pode não ser uma tarefa fácil, mas com essas dicas, você estará preparado e saberá tudo o que precisa saber para dar início a esse passo tão importante e realizar o sonho de ter seu negócio. Vamos lá?

O primeiro passo é saber quanto você vai gastar para abrir a empresa. Os valores variam para cada cidade e Estado, que cobram taxas distintas para registrar a empresa em órgãos públicos e fazem exigências específicas.

É importante que todos os custos da abertura da empresa sejam considerados em seu orçamento, para evitar surpresas. Você pode precisar também de um contador, portanto, lembre-se de adicionar esse custo.

Até que esteja de posse do seu CNPJ, você deverá passar por alguns passos. Abaixo deixamos o guia completo para que você saiba exatamente o que fazer em cada etapa!

 

1 – Definição do modelo de negócio

No momento de definir o seu modelo de negócios, leve em conta as opções existentes hoje.

Marketplace – Grandes varejistas alugam espaço em seu marketplace para empresas (players) menores, virtual ou fisicamente.

Assinatura – Esse é um modelo bem tradicional, basicamente você oferecerá produtos ou serviços concedidos mediante pagamento de taxa recorrente.

Franquia – Aqui você poderá distribuir e comercializar produtos e serviços que já tenham uma marca, seguindo regras rígidas da empresa. O franqueado adquire o direito dessa comercialização.

Economia Colaborativa – Conexão entre empresas de mesmo interesse econômico, que se complementam para oferecer uma rede de soluções para o cliente.

Freemium – Similar ao modelo de assinatura, mas nesse modelo há versão limitada gratuita e versões pagas que oferecem opções premium.

 

2 – Tenha o seu contador de confiança

O contador é uma peça importante no começo da sua empresa, e que o acompanhará sempre. Escolha um contador de confiança, que tenha experiência em abertura de pequenas e micro empresas, e o contrate para dar entrada no processo.

Ele poderá emitir os documentos exigidos, além de te orientar no processo e prestar assessoria durante toda a vida da sua empresa.

 

3 – Escolha que tipo de empresa abrir

Você poderá começar com a escolha entre MEI, ME ou EPP.

MEI – Microempreendedor Individual

O MEI foi criado pelo governo para regularizar empreendedores autônomos. A taxa mensal varia a cerca de R$ 60,00 e, com ele, você tem seu CNPJ, além de contribuir para INSS.

Você poderá emitir nota fiscal se necessário, e nesse tipo, não precisa de contador. O ponto negativo é que o MEI é limitado na escolha de atividades e tem limite anual de faturamento de R$ 81.000,00. Também não permite mais do que um funcionário CLT nem sociedade.

ME – Microempresa

Certamente a microempresa oferece mais possibilidades que o MEI. O faturamento anual pode chegar a R$ 360 mil, emissão ilimitada de notas fiscais, sociedade e gama de atividades ampla, abarcando quase todas as empresas.

Você também pode fazer parte do Simples Nacional sendo ME, o que facilita muito a sua vida, com já falamos em outros posts.

EPP – Empresa de Pequeno Porte

A empresa de pequeno porte precisa faturar anualmente entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões. Com ela, também é possível optar pelo Simples Nacional.

 

4 – Definição da Natureza Jurídica da empresa

Esse é um outro passo importante. A natureza jurídica diz respeito à constituição da empresa, ou seja, quem faz parte dos sócios, quanto cada um investiu e qual foi o aporte inicial. Todas essas informações constarão do contrato social. Vejam as principais:

EI – Empresário Individual

Aqui você não poderá ter sócios e caso haja endividamento da empresa, seu patrimônio pessoal ficará comprometido. Por outro lado, você não precisa de capital social mínimo para ter o CNPJ.

EIRELI – Empresa Individual de Responsabilidade Limitada

Aqui você deverá ser único sócio também, por;em não precisará responder com seus patrimônios pessoais pelas dívidas. A contrapartida é que o capital social mínimo deverá ser de cem salários mínimos vigentes em dinheiro ou bens, e esse valor precisará estar disponível para quitação de dívidas.

SLU – Sociedade Limitada Unipessoal

Essa tem sido a opção para quem não tem sócios e também pretende proteger seus bens. Ela não exige capital social mínimo e nem oferece risco paa patrimônio pessoal.

LTDA – Sociedade Limitada

Na sociedade limitada há o mínimo de dois sócios, que contribuem em dinheiro ou bens avaliáveis para formar o capital social. Não há valor mínimo, a responsabilidade fica restrita ao valor aportado.

 

5 – Escolha o seu CNAE, ou atividades da empresa

Escolher suas atividades é um passo importante que irá garantir a possibilidade de executar tudo o que planejou, garantindo a melhor tributação. Descreva da forma mais detalhada possível os seus planos para o contador, para que ele possa escolher o CNAE em que sua empresa se encaixa.

Cada CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) é um código, onde você enquadra a sua empresa. Quem fornece essa tabela é o IBPG.

Existe a possibilidade de encaixar sua empresa em mais de um CNAE, mas um sempre é o principal e os demais, secundários. O principal deve ser aquele que representa maior faturamento.

 

6 – Escolha do Regime Tributário

Depois de ter feito todas as escolhas anteriores, claro, sempre com ajuda de especialista, você precisa definir o regime tributário para a empresa. De novo aqui o contador é de suma importância, pois a escolha errada pode ocasionar pagamentos maiores do que o necessário.

O Simples Nacional é a melhor opção para novas empresas, pois tem alíquotas mais baixas e menos burocracia. Veja as opções:

Simples Nacional

Programa que reúne 8 tributos (Municipais, Estaduais e da União) de forma simplificada, em guia única com vencimento mensal. O faturamento máximo para essa opção é de R$ 4,8 milhões anuais.

No Simples, os impostos são calculados de acordo com as atividades da sua empresa e o enquadramento em uma das suas tabelas.

Lucro Presumido

Nessa modalidade o faturamento anual pode chegar a R$ 78 milhões anuais, mas o pagamento é dividido em várias guias independentes e com vencimentos distintos (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e ISS). A alíquota fica entre 10.93% e 16,33% sobre o faturamento.

Seu nome é dado através do cálculo do IRPJ e CSLL com base em uma presunção de lucro estabelecida pela RF de acordo com a atividade da empresa.

Lucro Real

No Lucro Real alguns dos tributos (IRPJ e CSLL) serão pagos apenas em cima do valor que sua empresa lucra efetivamente, por isso, seus balanços precisam ser conciliados com regularidade.

Somente depois dos ajustes e compensações das contas previstas em legislação o lucro é tributado. E aqui as guias também são separadas e o PIS, COFINS e ISS incidem sobre o faturamento total. Algumas empresas são obrigadas a se enquadrar no Lucro Real, inclusive se o lucro anual for maior do que R$ 78 milhões.

 

6 – Elaboração do contrato social

Sua empresa vai nascer com o contrato social. Nele há todas as informações do negócio: quem são os sócios, endereço da sede, deveres de cada sócio, ramo de atuação, etc. No Brasil, toda empresa precisa de um contrato social para poder operar e se registrar. Também é obrigatório ter um contrato social as empresas que participarem de licitações públicas.

 

8 – Documentos para registro

Os documentos de registro variam dependendo da cidade e Estado, pois as exigências variam para cada prefeitura. Como já falamos, dependendo de qual regime sua empresa se enquadrar, você pode fazer todos os registros sozinho, mas é altamente recomendável a ajuda de um profissional.

Abaixo deixo os documentos necessários:

• RG e CPF;
• Comprovante de endereço;
• Se casado(a), certidão de casamento;
• Cópia do IPTU ou documento que conste a inscrição imobiliária ou a indicação fiscal do imóvel onde a empresa será instalada.
• Outros documentos podem ser exigidos de acordo com a atividade da sua empresa;
• Depois de separar os documentos, de posse do contrato social, você precisa ir até a Junta Comercial ou Cartório, a depender da atividade exercida, para protocolar seu pedido de registro. Só depois você terá o seu CNPJ;
• Com o CNPJ em mãos, vá à Prefeitura da cidade para solicitar o alvará. Consulte a prefeitura para saber quais documentos serão necessários, pois como já falamos, eles variam, mas já adiantamos que o IPTU é importante ter em mãos.

 

9 – Obtenção do Alvará

O alvará não é obrigatório para todas as empresas. Trata-se de um documento que autoriza a empresa a exercer suas atividades nos locais solicitados de acordo com as normas. Quem o concede é a Prefeitura ou outro órgão municipal.

Importante já se informar sobre isso antes de alugar ou comprar um imóvel, para ter certeza de que pode seguir com a decisão.

Caso sua empresa esteja em um endereço residencial, você não precisará de alvará a menos que envolva armazenamento, carga e descarga de mercadoria, na maioria das vezes. Também não pode ter muita circulação de pessoas no local.

 

10 – Inscrição Estadual ou Municipal

Dependendo do tipo de empresa, você precisará fazer a inscrição estadual e municipal. Consulte o seu contador para verificar a necessidade e dê entrada nos órgãos responsáveis, em geral Prefeitura e Estado.

Esperamos que as dicas tenham ajudado.

 

Conte sempre com o Online OS para ajudar sua empresa a crescer e simplificar sua vida.

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Como reduzir os custos de sua empresa

Sabemos que, sempre que a empresa se depara com alguma situação atípica, como momento econômico, por exemplo, é necessário que o empreendedor saiba avaliar e mudar sua perspectiva e planos.

Essa dinâmica é bastante comum em todas as empresas dos mais diversos segmentos, e fatalmente todos passarão por isso. Até o fato dos consumidores mudarem seus hábitos pode ser um fator a se levar em conta na hora de refazer um planejamento.

Quando temos uma crise, é comum que tenhamos que reavaliar nossos números. E é nesse ínterim que começamos a pensar como reduzir os custos operacionais e administrativos para que a empresa continue ativa.

Primeiramente, já falamos em outros artigos sobre a importância do controle estrito de gastos, usando plataformas ou mesmo a boa e velha planilha. Esse controle dará uma visão geral e facilitará a tomada de decisão para a redução. Mas há outras ações que podem ser tomadas nesse momento, e que listaremos a seguir.

 

1. Saiba tudo sobre seus custos

A redução de custos precisa ser assertiva e jamais impactar na qualidade do que está sendo ofertado para o cliente. Quando se reduz custos de forma errada, a empresa pode perder qualidade e isso ser negativo para os negócios.

Faça uma lista de todos os gastos e os avalie com critério antes de simplesmente cortar algum gasto. Há situações de substituição por opções mais baratas que podem ser uma boa saída.

Conheça em detalhes a sua empresa e não tire do foco que sua qualidade precisa continuar como sempre.

 

2. Negocie com fornecedores

Independentemente se está passando por uma crise generalizada ou não, lidar com fornecedores e negociar pagamentos, descontos e prazos sempre é uma boa solução para reduzir impactos em momentos pontuais.

Tenha um bom relacionamento com seus fornecedores e conte com o apoio deles em momentos de crise. O importante sempre é que a empresa continue rodando como sempre, e lembre-se que você também é importante para seu fornecedor.

 

3. Conte com a ajuda dos colaboradores

Se sua empresa tem funcionários, sempre é importante ser transparente. Em um momento difícil, faz-se necessário que todos estejam na mesma página, pois de nada adianta os seus esforços para redução de custos e melhoria se o time não estiver no jogo.

Converse com seu time, explique a situação e ouça opiniões, que podem ser muito valiosas. Exponha o que já foi pensado e coloque-se à disposição para implementar ideias que possam contribuir para a empresa.

 

4. Mudar pode ser preciso

Uma das análises que pode ser feita é a mudança de local da empresa. Claro que isso leva em conta inúmeros fatores e há situações em que simplesmente não vale a pena, mas tudo deve ser pensado e calculado. Você pode, eventualmente, descobrir um lugar cujo aluguel seja mais barato, ou mesmo ter vantagens logísticas. Mas analise bem para que não tome decisões por impulso.

 

5. Quando terceirizar é preciso

Uma das soluções frequentemente adotadas por empresas para redução de custos é terceirizar alguns processos, através de parcerias que ofereçam qualidade e custo-benefício. Esse tipo de terceirização pode ser vantajoso inclusive pela diminuição de impostos a serem pagos.

Negocie e faça cálculos, otimizando todas as suas opções.

 

6. Que tal pensar em trocar o regime tributário da sua empresa?

Dependendo de que regime sua empresa está, você pode escolher mudar, e com isso, economizar no pagamento de seus tributos. A troca pode ser vantajosa para redução no Imposto de Renda, na Contribuição Fiscal, entre outros. Você pode falar com o seu contador e analisar as opções e qual será mais vantajosa.

Caso você seja uma empresa pequena, considere a tabela do Simples Nacional.

7. Foque nas vendas

Na medida em que você vende mais rapidamente, você aumenta o giro de seu estoque e diminui a necessidade de capital de giro, consequentemente diminuindo os custos de financiamento. Dessa forma, procure trabalhar bastante para vender o que ainda tem em estoque, fazendo-o girar, através de promoções atrativas para os clientes. Use os próprios recursos gerados para novas compras, investindo sempre e maximizando os lucros.

8. Um sistema pode ser seu melhor amigo

Não abra mão de ter um grande aliado: um software de gestão que te permita estudar cada parte da empresa e otimize suas decisões. Como a ajuda de um sistema financeiro você poderá entender tudo o que acontece na empresa e controlar os gastos de perto, identificando oportunidades e tomando melhores decisões.

Essas foram as nossas dicas para que, mesmo em momentos difíceis, sua empresa continue crescendo.

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Erros que podem fechar a sua empresa

Ter uma boa gestão financeira é essencial para que sua empresa dê lucro, mas não somente isso. Cometer erros na gestão financeira podem não apenas trazer prejuízos como podem levar sua empresa à falência.

A base do seu empreendimento é o controle financeiro. Uma empresa existe se puder dar lucro e se tem capacidade de pagar contas e crescer, do contrário, não há sentido em existir.

Os erros que vamos apresentar abaixo estão listados entre as principais causas de fechamento de empresas no país.

Leia com atenção e veja se você não está cometendo esses erros sem notar. Se estiver, corrija-os agora.

 

Importância da gestão financeira

Já dissemos que a gestão das finanças é o pilar de uma empresa bem sucedida. Isso significa que fazer a correta gestão financeira é a garantia de que a sua empresa poderá honrar compromissos, gerar mais crescimento e ser cada vez mais lucrativa.

Ter um caixa sólido é uma das coisas mais importantes e finanças. Sem isso, você corre o risco de entrar em dívidas crescentes e não conseguir sair até que tenha fechado a empresa.

De acordo com estudo do IBGE de 2019 a cada 10 empresas nacionais, 6 fecham as portas antes de cinco anos de atividade. Infelizmente, desde 2014 o número de empresas que fecham é maior do que as aberturas, com o incrível número de mais de 316 mil falências em 4 anos.

Claro que uma parte disso se deve à crise econômica e política nacional, mas a falta de planejamento financeiro e gestão potencializa essas situações de falência.

Queremos que sua empresa fuja dessa estatística, então vamos aos erros mais graves que uma empresa pode cometer.

 

Erros de gestão que você não deve cometer

 

1. Não registrar as contas a pagar e receber

Esse é um erro que parece pequeno, pois há contas de valores baixos que você pode julgar sem importância, mas é fundamental que todas as entradas e saídas da sua empresa estejam devidamente registradas. Se há pagamentos parcelados, eles também devem estar contemplados no planejamento, pois somente com essa visão geral da empresa e de quanto tem em caixa ou quanto está comprometido, você conseguirá planejar a vida da empresa.

Para evitar esse tipo de erro, controle e registre todas as entradas e saídas da empresa. Você precisará ser rigoroso nesse processo, atualizando diariamente.

 

2. Misturar as finanças da empresa com pessoais

Esse é um erro muito grave que os empreendedores cometem. Muitas vezes não existe uma conta exclusiva para a empresa, ou o sócio pega dinheiro de caixa para pagar contas pessoais sem nenhum registro. De qualquer forma, esse erro pode levar a descontrole total das finanças, até o ponto de não se saber mais onde exatamente o dinheiro foi gasto.

Nesse tipo de cenário, pode ocorrer de não haver dinheiro suficiente para pagar contas e a empresa ter que recorrer a empréstimos, que acrescentam juros, um gasto desnecessário que poderia ser evitado.

Isso quando não traz problemas fiscais e dificulta a visão de crescimento da empresa.

Então, para evitar essa situação, defina um valor mensal de pró-labore para cada sócio, crie conta em banco jurídica, e registre todas as saídas, não permitindo que o dinheiro da empresa seja usado para nada pessoal. Caso haja lucro, os sócios podem decidir se querem dividir ou reinvestir na empresa.

 

3. Não cuidar do fluxo de caixa

Já falamos sobre a importância do caixa para a vida da empresa. O fluxo de caixa não pode ser ignorado e deixado sem controle e planejamento.

Quando o empreendedor não cuida do fluxo de caixa e não sabe exatamente como o dinheiro está sendo movimentado, ele perde o controle sobre se há dinheiro para pagar contas, se é o momento de investir na empresa, e o que pode ser pago naquele mês ou pode ser adiado.

Saber controlar seu fluxo de caixa te permitirá tomar decisões cruciais sobre pagamentos e evitar cair nos juros.

Para fazer o controle e a gestão do fluxo de caixa, você pode e deve usar ferramentas de planejamento, olhando para curto, médio e até longo prazo. E lembre-se de sempre consultar seu contador em caso de dúvidas.

 

4. Não saber a diferença entre custo e despesa

Custos e despesas podem parecer apenas questões de conceito, mas há grande diferença entre os dois.

Custos são os gastos necessários para produção, e eles variam de acordo com o volume de vendas da empresa, assim como salário de pessoa, matéria prima, estrutura, etc.

Já as despesas são os gastos fixos para manter a empresa em atividade, e ele independe do volume de vendas, ou seja, você paga independente se a empresa está ou não tendo lucro. Um exemplo é o aluguel, internet, contador, etc.

Quando precisar fazer um planejamento de redução de gastos, você precisa saber separar custos de despesas para não prejudicar a sua produtividade.

Para evitar esse erro e poder tomar decisões assertivas, classifique os custos e despesas para poder planejar os cortes sem ter problemas de expansão, cortando, por exemplo, custos que seriam essenciais para aumentar o processo produtivo. Mais uma vez o contador pode ajudar nesse processo.

Após saber de todos esses erros, você pode contar com a ajuda do Online OS para organizar a sua vida financeira e planejar a sua empresa.

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